Avis de recrutement : Coordinateur/trice Logistique et Administratif

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Le/la coordinateur/trice de la logistique et de l’administration est responsable de la gestion globale et du maintien d’un environnement professionnel et bien organisé. Le/la coordinateur/trice s’assurera que le bureau est correctement meublé et équipé et que tous les systèmes technologiques fonctionnent correctement en permanence. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe pour s’assurer que l’infrastructure appropriée est en place pour soutenir les opérations du projet en cours.

ExpandPF (Expand Family Planning and Reproductive Health, financé par l’USAID) est une activité de cinq ans qui sera mise en œuvre dans plusieurs pays en Afrique de l’Ouest et Centrale francophone dans le but d’atteindre les cibles de FP2030, en se concentrant sur les jeunes et les femmes dans les zones urbaines et périurbaines mal desservies. L’activité est dirigée par l’IPPF et est structurée de manière à permettre aux partenaires locaux d’identifier des solutions aux obstacles et de maximiser les leviers de changement en mettant l’accent sur la collaboration avec les parties prenantes nationales et régionales et en maximisant l’impact régional. La stratégie soutient la mise en œuvre de pratiques à haut impact (PHI) de planification familiale et de soins auto-administrés dans des pays sélectionnés en vue d’influencer les pratiques et politiques sous-nationaux, nationales et régionales pour des résultats durables. Les associations membres de l’IPPF tireront parti des plateformes pour les opérations, la prestation de services et l’engagement des parties prenantes.

Veiller à ce que les politiques et procédures d’ExpandPF soient respectées en s’entretenant avec le responsable des finances et le responsable national, le cas échéant.Gérer l’emploi du temps/le calendrier, organiser les déplacements, mettre en place des systèmes de rapports administratifs et logistiques internes.Traiter efficacement les questions et demandes logistiques et administratives, le cas échéant.Servir de premier point de contact direct et assurer la liaison avec le personnel du pays en ce qui concerne les procédures administratives et comptables du bureau avec les vendeurs et les fournisseurs, y compris pour les événements/la logistique.Établir et maintenir les dossiers et les archives d’ExpandPF en conformité avec les règlements et les procédures des donateurs d’ExpandPF et de l’USAlD.Conserve une documentation précise pour les commandes et les reçus pour les paiements.Tenir un inventaire précis des équipements, du mobilier, des logiciels et des accessoires.Gérer Ie(s) chauffeur(s) et l’utilisation des véhicules, y compris les horaires, la sécurité et les règles de conformitéContribuer au processus d’établissement des rapports et préparer les données et la instructions du responsable des financesAssurer la sécurité du bureau en collaborant avec le responsable national, les protocoles de sécurité d’ExpandPF et en suivant les procédures de sécurité, en contrôlant le registre des visiteurs, le calendrier des visites, etc.Responsabilité en matière de rapports et de gestion : N/A

Expérience dans un poste similaire dans le domaine de l’administration et de la logistique.Connaissance avérée des procédures administratives de bureau dans le cadre d’une activité financée par l’USAlDBonne compréhension des programmes financés par des donateurs bilatéraux, des programmes co-localisés (bureau multi-programmes), en particulier des règles et règlements de l’USAlD.Compréhension des processus et des meilleures pratiques en matière de marchés publics, des systèmes et des bases de données.Connaissance approfondie des logiciels de comptabilité, des systèmes, des bases de données et des feuilles de calcul.Expérience du travail au sein d’organisations matricielles et de grands projets complexes dans plusieurs pays.

Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais et en français.Excellentes capacités d’organisation.Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à respecter des délais serrés.Capacité avérée à utiliser Microsoft Office, des bases de données, des calendriers, des outils de suivi, etc,

Démontrer une compréhension et un engagement à l’égard de la sauvegarde dans un contexte local et international.Démontre sa capacité et sa volonté de travailler dans un environnement diversifié, multiculturel, multilingue et intergénérationnel, antiraciste et respectueux des autres.